Zahnarztpraxis Hesebeck

Das Projekt

Die Zahnarztpraxis Hesebeck in Elmshorn ist die erste Praxis, die auf unserer Praxisplattform läuft. Nach außen ist es eine Praxis-Website mit Behandlungsseiten, Ratgeber und Kontakt. Dahinter steckt die Plattform, die wir für Zahnarztpraxen entwickelt haben: Terminvergabe, Patientenkommunikation und Inhaltspflege in einer Anwendung.

Terminvergabe

Das Herzstück ist der Kalender, und der kann mehr als freie Zeiten anzeigen.

• Buchen rund um die Uhr: Freie Termine sind in Echtzeit sichtbar. Während der Buchung hält das System den Slot reserviert, damit ihn niemand parallel wegschnappt; läuft die Reservierung ab, wird sie automatisch wieder freigegeben.
• Umbuchen und absagen: Beides geht über einen Link, ohne Anruf und ohne Anmeldung.
• Warteliste: Wird ein Termin frei, bekommen Wartende ein befristetes Angebot. Reagiert niemand, rückt der nächste nach. Kurzfristige Absagen bleiben so nicht als Leerlauf im Kalender stehen.
• Erinnerungen: Vor dem Termin geht automatisch eine Nachricht raus, per E-Mail oder SMS. Das ist die einfachste Maßnahme gegen nicht wahrgenommene Termine.
• Behandlungsarten statt Zeitblöcke: Jede Behandlungsart bringt Dauer, Behandler und Raum mit. Die Praxis vergibt also keine abstrakten halben Stunden, sondern das, was tatsächlich zusammenpassen muss.

Was die Praxis steuert

Alles, was den Praxisalltag betrifft, liegt im Backoffice und nicht bei uns.

• Wie viel online vergeben wird: Über Kontingente legt die Praxis fest, welcher Anteil des Kalenders für die Online-Buchung offensteht. Der Rest bleibt für Telefon und Notfälle.
• Abwesenheiten: Urlaub, Schließzeiten, Pausen und Abweichungen vom Regelplan werden gepflegt und wirken sofort auf die buchbaren Zeiten.
• Recall: Aus hinterlegten Regeln erzeugt das System Vorsorge-Erinnerungen und verschickt sie. Was sonst an einer Karteikarte hängt, läuft hier automatisch.
• Bewertungen: Nach der Behandlung geht eine Bitte um Bewertung raus, vorhandene Google-Bewertungen holt das System ein und zeigt sie auf der Seite.
• Tagesübersicht: Die Praxis bekommt eine Zusammenfassung per E-Mail, ohne dafür ins Backoffice zu müssen.
• Inhalte: Behandlungsseiten, Ratgeber, Glossar, FAQ und Team pflegt das Praxisteam selbst, ohne Umweg über eine Agentur.

Patientenportal

Die Plattform bringt ein Portal mit, in dem Patientinnen und Patienten ihre Unterlagen an einer Stelle finden: Dokumente, Heil- und Kostenpläne, Rechnungen samt Ratenvereinbarung, Bonusheft-Einträge und eine gesicherte Nachrichtenfunktion zur Praxis. Die Anmeldung läuft über einen Einmal-Code per E-Mail.

Datenschutz

Gesundheitsdaten sind besonders geschützt, und das war die Vorgabe von Anfang an. Patientendaten liegen verschlüsselt in der Datenbank, nicht nur verschlüsselt übertragen. Auskunfts- und Löschersuchen nach DSGVO sind als Funktion vorgesehen, statt sie im Einzelfall von Hand zu bearbeiten. Weil die Anmeldung ohne Passwort funktioniert, gibt es keine Zugangsdaten, die verloren gehen oder wiederverwendet werden können. Einwilligungen werden dokumentiert.

Barrierefreiheit

Die Seite ist auf Barrierefreiheit ausgelegt und hat einen eigenen Bereich für Angstpatienten. Das passt zusammen: Für beide Gruppen ist der Anruf in der Praxis die höchste Hürde, und genau die nimmt die Online-Buchung weg.

Warum eine Plattform und keine Einzelanfertigung

Die Anforderungen einer Zahnarztpraxis ähneln sich stark: Termine, Behandlungsübersicht, Notdienst, Datenschutz, lokale Auffindbarkeit. Statt das für jede Praxis neu zu bauen, haben wir eine Grundlage entwickelt, die pro Praxis eingerichtet und gestaltet wird. Hesebeck ist die erste Installation und profitiert davon, dass Weiterentwicklungen dort ankommen, ohne dass ein neues Projekt aufgesetzt werden muss.

Ergebnis

Die Praxis ist unter ihrer eigenen Adresse erreichbar, Termine kommen ohne Telefon zustande, Erinnerungen und Recall laufen von allein, und das Team ändert Inhalte selbst. Was als Website aussieht, ist für die Praxis vor allem ein Werkzeug im Tagesgeschäft.